Acht Massnahmen, wie du dein Projekt vor dem Absturz rettest
Sei es die Gründungsversammlung eines neuen Jupas, eine Jugendsession, ein kostenloser Workshop für Jugendliche in deiner Gemeinde oder ein Messestand: Projekte und Veranstaltungen eines Jupas unterscheiden sich in ihrer Form sowie auch in ihren Zielen. Wenn weniger Teilnehmende an deiner Veranstaltung erscheinen als erwartet, ist das noch lange kein Massstab dafür, dass dein Projekt gescheitert ist. Sieh es als Chance, zukünftige Projekte zu verbessern. Die Herausforderungen und Ursachen zu ermitteln, um einen angemessenen Lösungsansatz zu erarbeiten, ist dabei essentiell.
Eine grosse Herausforderung bei einem Projekt stellt sich bei der Steuerung und Handhabung von knappen Ressourcen. Vielleicht hat dein Jupa ein tiefes Budget, ein kleines Projektteam oder nur wenig Zeit zur Verfügung. Weitere Problemstellungen können sich im Verlaufe des Projekts oder im Nachhinein herausstellen:
- Am Tag des Events erscheinen weniger Teilnehmende als angemeldet
- Teilnehmende sagen kurzfristig ab. Das Catering und die Infrastruktur sind aber bereits bezahlt
- Ein Referent oder eine Referentin sagt ab
- Das Budget platzt durch unerwartete Ausgaben
- Am Messe- / oder Aktionsstand erscheinen nur wenig Interessierte
- Das Jugendparlament / Der Jugendrat bleibt auf den Kosten sitzen, weil der geplante Erlös nicht reinkommt
Die aufgeführten Herausforderungen können aus verschiedenen Ursachen erfolgt sein. Besonders bei der heutigen jungen Generation, die meist schwer beschäftigt scheint, ist es schwierig abzuschätzen, was deren Bedürfnisse sind und wie sehr sie ihren Pflichten nachgehen. Im Bereich der Förderungen der politischen Partizipation von jungen Erwachsenen sind meistens folgende Ursachen für gescheiterte Projekte verantwortlich:
Projektführung:
Wie oft hattest du eine geniale Projektidee, die du sofort deinem Team vorstellen musstest und auf die ihr euch sofort gestürzt habt? Es mag gewisse „Wunder-Projekte“ geben, die so funktionieren. Oft kommt es jedoch dazu, dass niemand so recht weiss, wofür er zuständig und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Projektplanung:
Viele Jugendparlamente und Jugendräte sind motiviert, mehrere Events zu organisieren. Die Devise lautet: Je mehr Events, desto besser. Es kann vorkommen, dass vergessen wird, über die Ziele der einzelnen Projekte zu sprechen und was damit erreicht werden soll. Wieso ist A unglücklich über die Veranstaltung und wieso sagt B hingegen, dass die Veranstaltung wie geplant ein voller Erfolg war?
Kommunikation:
E-Mails versenden und telefonieren ist out, Instagram und Whats App in. Vielleicht aber nicht für alle Zielgruppen. Hätte man ReferentInnen und PolitikerInnen vielleicht doch telefonisch oder per Mail anfragen sollen?
Wissen:
Häufig wird eine tolle Idee in Angriff genommen, bei der aber eigentlich das nötige Wissen fehlt. Zum Beispiel organisiert ihr ein Speed Debating, an dem keine ExpertInnen eingeladen sind, die über das bestimmte Fachwissen verfügen. Dazu kommt noch, dass eine sehr menschenscheue Person in eurem Jupa für die Moderation der Veranstaltung zuständig ist. Und verfügt das Jupa-Mitglied überhaupt das nötige Wissen, um sich um die Finanzierung des Projekts zu kümmern?
Projektplanung:
Um ein Projekt vor dem Kollaps zu retten, ist eine strukturierte und planvolle Vorgehensweise nötig. Besprich die Ziele des Projekts / Events mit deinem Team und einigt euch darauf, wen ihr damit erreichen wollt. Auch die Terminziele zu besprechen, bis wann was erledigt werden soll, ist wichtig.
Risikoeinschätzung:
Um einen „Erste-Hilfe-Kasten“ bereitzuhaben ist es notwendig, mögliche Risiken im Vorhinein einzuschätzen. Wer nimmt am Projekt / Event teil und wie können diese Personen oder Inhalte den Ablauf des Events negativ beeinflussen? Zum Beispiel kann die kurzfristige Absage eines Referenten / einer Referentin dazu führen, dass ihr am Abend des Events keinen Sprecher habt. Für solch einen Fall lohnt es sich, eineN ReferentIn auf Reserve bereit zu halten.
Projektführung:
Die Person, die als ProjektleiterIn ernannt wird, sollte sich ausschliesslich auf die Leitung des Projekts konzentrieren und nicht in der Organisation miteinbezogen werden. Ausserdem ist es notwendig, im Vorfeld die Aufgaben auf einzelne Teammitglieder zu verteilen.
Tipp: Überlegt euch gut, wer welche Kompetenzen verfügt. Zum Beispiel sollte eine Person mit Kontakten in der Politik sich um die Organisation von FachreferentInnen kümmern. Andererseits ist es gut, wenn jemand das Budget im Auge behält, der auch Erfahrungen mit Zahlen und Buchhaltung hat.
Der Teufel liegt im Detail:
Konzentriert euch nicht nur auf das Wesentliche. Denkt ordentlich darüber nach, was ihr alles für die Veranstaltung oder das Projekt braucht. Ist am Veranstaltungsort die nötige Technik vorhanden? Habt ihr vor der Organisation des Caterings abgeklärt, ob die Teilnehmenden Allergien haben?
Reserve:
Plant womöglich immer Pufferzeit ein. Gibt es zwischen den Programmpunkten genügend Zeit? Habt ihr die Möglichkeit kurzfristig HelferInnen zu organisieren?
Bestätigungsmail:
Es empfiehlt sich, den Teilnehmenden nach ihrer Anmeldung eine Bestätigungsmail zu schicken. Darin bedankt sich das Jupa für die Anmeldung und teilt weitere Informationen mit.
Tipp: Gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich von dem Event genug früh abzumelden. Je nach Veranstaltung sollten Abmeldungen bis zu einer Woche vor dem Event möglich sein.
Erinnerungsmail:
In einem Erinnerungsmail kurz vor dem Event können den Teilnehmenden die letzten Informationen wie Adresse oder Programmänderungen mitgeteilt werden. Ausserdem sollte nochmals über die Abmeldemöglichkeit aufmerksam gemacht werden.
Tipp: Erklärt den Teilnehmenden, wieso ihr die Abmeldungen frühzeitig benötigt. Teilt ihnen mit, dass ihr Speisen und Getränke frühzeitig organisiert und dass für sie ein Platz reserviert wird, der bei kurzfristigen Abmeldungen nicht einfach weitergegeben werden kann.
Kommunikation:
Eine zielgruppengerechte Kommunikation ist das A und O bei der Bewerbung eines Projektes oder einer Veranstaltung. Auf welchem Kanal erreicht ihr eure Zielgruppe? Lohnt es sich wirklich am Hauptbahnhof Zürich Flyer für einen Event zu verteilen, der im Berner Oberland stattfindet?
Trotz all diesen Tipps muss natürlich immer damit gerechnet werden, dass etwas schiefgehen könnte. Die Kontrolle darüber zu haben, dass alle angemeldeten Personen auch wirklich am Event erscheinen, ist unmöglich. Auch nach der Projektdurchführung gibt es aber noch die Möglichkeit, der Ursache des Misserfolges auf den Grund zu gehen:
Kontakt suchen:
An der Veranstaltung sind einige Teilnehmende, ohne sich im Vorhinein abzumelden, nicht erschienen? Versucht herauszufinden, weshalb. Eine kurze Mail mit der Information, dass der Event stattgefunden hat und ihr den Teilnehmenden vermisst habt, kann die Person dazu bringen, euch den Grund dafür mitzuteilen. Vielleicht gab es einen Fehler bei der Abmeldung oder der Termin ging einfach total vergessen. Seit offen für Kritik und nehmt es den Personen nicht übel, wenn ihr keine Rückmeldung erhält.
Feedback:
Nach der Veranstaltung solltet ihr ein schriftliches Feedback bei den Teilnehmenden einholen. Falls euch die nötigen Ressourcen dazu fehlen, könnt ihr das Feedback auch mündlich, unmittelbar nach der Veranstaltung abholen.
Selbstreflexion:
Hinterfragt euren Event / euer Projekt kritisch. Habt ihr genug und frühzeitig Werbung geschaltet? War der Veranstaltungsort einfach zugänglich? Entspricht das Projekt den Bedürfnissen der Zielgruppe?